Fast jede Steuerkanzlei hat heute beides: DATEV und Microsoft 365. Die Kombination funktioniert – aber nicht überall und nicht ohne Fallstricke. Wer OneDrive falsch konfiguriert oder Teams für den Mandantenaustausch nutzt, ohne die rechtlichen Grundlagen zu klären, riskiert Datenbankkorruption, Datenschutzverstöße oder schlicht verlorene Daten. Dieser Artikel zeigt, was problemlos zusammenarbeitet, wo Vorsicht geboten ist und was sich grundsätzlich ausschließt.
Die Übersicht: Was geht, was nicht?
OneDrive und DATEV-Daten – der häufigste Fehler
OneDrive synchronisiert Dateien automatisch mit der Microsoft-Cloud – praktisch für Dokumente, gefährlich für Datenbankdateien. DATEV nutzt intern eine PostgreSQL-Datenbank, deren Dateien während des Betriebs aktiv geschrieben und gelesen werden. Wenn OneDrive gleichzeitig versucht, diese Dateien zu synchronisieren, entstehen Konflikte: Dateisperren werden nicht respektiert, Übertragungen werden unterbrochen, und im schlimmsten Fall wird die Datenbank beschädigt.
C:\DATEV\DATEN) niemals in einen OneDrive-synchronisierten Ordner. Das gilt auch für den Ordner „Dokumente", wenn dieser auf OneDrive umgeleitet wurde – was in vielen M365-Umgebungen standardmäßig passiert.
Was dagegen problemlos funktioniert: OneDrive für allgemeine Kanzleidokumente wie Briefvorlagen, interne Anleitungen, Marketingmaterialien oder Korrespondenz, die nicht über DATEV DMS läuft. Diese Trennung – DATEV-Daten lokal oder auf dem Server, alles andere in OneDrive – ist die richtige Architektur.
OneDrive in der DATEV-Kanzlei richtig einrichten
- OneDrive-Sync-Ordner und DATEV-Datenordner müssen voneinander getrennt sein
- Ordnerumleitung für „Dokumente" und „Desktop" in OneDrive prüfen – DATEV-relevante Pfade ausschließen
- Auf Terminalservern und DATEV-Arbeitsplätzen OneDrive-Sync-Client deaktivieren oder einschränken
- DATEV-Datensicherung läuft separat über ein dediziertes Backup-System – nicht über OneDrive
Outlook + DATEV Postkorb – es geht, aber mit Konfigurationsaufwand
DATEV bietet eine Integration mit Outlook: Über den DATEV Postkorb können E-Mails direkt in die Mandantenakte übernommen und Belege zugeordnet werden. Diese Integration funktioniert grundsätzlich auch mit Exchange Online (M365), ist aber kein Selbstläufer.
Konkret bedeutet das: Outlook muss als klassischer Desktop-Client installiert sein – die Webversion (Outlook im Browser) unterstützt das DATEV-Postkorb-Add-in nicht. Außerdem gelten bei Exchange Online spezifische Anforderungen für die Add-in-Bereitstellung, die mit dem IT-Dienstleister abgestimmt werden müssen.
Teams – intern ja, Mandantenaustausch mit Bedacht
Microsoft Teams für die interne Kommunikation im Kanzleiteam ist problemlos. Meetings, Chats, gemeinsames Arbeiten an internen Dokumenten – das ist der Bereich, für den Teams gemacht ist.
Anders sieht es beim Datenaustausch mit Mandanten aus. Wenn Mandanten über einen Teams-Kanal Belege oder Unterlagen hochladen, landen diese Daten auf Microsoft-Servern – und damit außerhalb der von DATEV geprüften Umgebung. Das ist nicht automatisch unzulässig, erfordert aber einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft (den M365 mitliefert) und eine klare Regelung in Ihrer Datenschutzdokumentation. Außerdem müssen Mandanten informiert werden, dass ihre Daten in der Microsoft-Cloud verarbeitet werden.
Wer den Mandantenaustausch rechtssicher und DATEV-nativ abwickeln möchte, nutzt stattdessen DATEV Unternehmen online oder die DATEV meine Steuern-App – beide sind explizit für diesen Zweck entwickelt und von DATEV datenschutzrechtlich abgesichert.
SharePoint ist kein Ersatz für DATEV DMS
Manche Kanzleien überlegen, ob SharePoint das DATEV Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzen kann – schließlich zahlt man ja ohnehin für M365. Die Antwort ist klar: Nein, nicht ohne erheblichen Aufwand und mit deutlichen Einschränkungen.
DATEV DMS ist tief in die DATEV-Welt integriert: Dokumente werden automatisch Mandanten zugeordnet, Workflows laufen durch das System, Steuerberater-Signaturen werden verwaltet. SharePoint kann Dokumente speichern und teilen, kennt aber keinen DATEV-Mandanten, keine DATEV-Fristen und keine DATEV-Workflows. Eine Migration von DATEV DMS auf SharePoint würde bedeuten, alle diese Strukturen manuell nachzubauen – und dabei trotzdem einen Funktionsverlust zu akzeptieren.
SharePoint eignet sich hervorragend als Ergänzung: für kanzleiinterne Wissensdatenbanken, Handbücher, allgemeine Ablage oder teamübergreifende Dokumente, die keinen Mandantenbezug haben.
Single Sign-On mit Entra ID – (noch) nicht möglich
Viele M365-Umgebungen nutzen Microsoft Entra ID (früher Azure AD) als zentrales Identity-System – ein Login für alle Microsoft-Dienste. Eine vollständige Integration von DATEV in dieses Single-Sign-On-System gibt es derzeit nicht. DATEV verwendet ein eigenes Authentifizierungsverfahren über die DATEV mIDentity (SmartCard oder App), das unabhängig von Entra ID funktioniert.
Das bedeutet in der Praxis: Mitarbeiter haben separate Anmeldedaten für DATEV und für M365. Das ist kein Fehler, sondern der aktuelle Stand. Eine Konvergenz beider Systeme ist technisch komplex und von DATEV bisher nicht angekündigt.
Fazit: Zwei gute Welten – mit klarer Trennung
DATEV und Microsoft 365 ergänzen sich in der Kanzlei gut – solange man versteht, wofür jedes System gemacht ist. Die Grundregel: DATEV-Daten bleiben in der DATEV-Welt, M365 übernimmt Kommunikation, interne Zusammenarbeit und allgemeine Dokumente. Probleme entstehen fast immer dann, wenn die Grenzen verschwimmen – OneDrive im falschen Ordner, SharePoint als DMS-Ersatz oder Teams als Mandanten-Upload-Portal ohne rechtliche Absicherung.
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