KI-Tools wie ChatGPT sparen in der Kanzleiarbeit echte Zeit – beim Formulieren von Texten, beim Zusammenfassen langer Dokumente oder beim Recherchieren von Sachverhalten. Gleichzeitig ist die Frage, was mit Mandantendaten erlaubt ist, für viele noch unklar. Die kurze Antwort: Die Standard-Version von ChatGPT ist für Mandantendaten tabu. Und ein Datenschutzvertrag allein reicht nicht.
Zwei Hürden, nicht eine
Wer Mandantendaten in KI-Tools eingibt, muss zwei unabhängige rechtliche Anforderungen erfüllen – nicht nur eine.
Die erste ist die DSGVO: Werden personenbezogene Daten an einen Dienstleister weitergegeben, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Den bieten viele KI-Anbieter in ihren Business-Tarifen an.
Die zweite Hürde ist § 203 StGB – das Berufsgeheimnis. Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer sind strafbewehrt zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wer Mandantendaten an einen Dritten weitergibt – auch an ein KI-System –, muss sicherstellen, dass der Anbieter vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet ist und keine Menschen beim Anbieter die Daten im Klartext einsehen können. Ein AVV allein erfüllt das nicht.
Was nie in ChatGPT (Free/Plus) darf
Die Consumer-Versionen von ChatGPT – also Free und Plus – bieten keinen AVV und können Eingaben für das Modelltraining nutzen. Sie sind für Mandantendaten in jedem Fall ungeeignet. Das betrifft konkret:
- Namen, Adressen oder Steuernummern von Mandanten
- Jahresabschlüsse, Bilanzen oder Lohndaten
- Vertragsdetails, Rechtsstreitigkeiten oder Korrespondenz mit Behörden
- Jede Information, aus der ein Mandant identifizierbar ist
Was erlaubt ist – auch mit Standard-Tools
Nicht jede KI-Nutzung in der Kanzlei ist problematisch. Ohne Mandantenbezug sind folgende Einsätze mit jedem Tool unkritisch:
- Allgemeine steuerrechtliche oder rechtliche Fragen ohne konkreten Fall
- Formulierungshilfen für interne Dokumente oder Musterschreiben
- Zusammenfassungen öffentlicher Gesetzestexte oder Urteile
- Anonymisierte Beispielfälle, bei denen kein Mandant erkennbar ist
Sichere Alternativen im Überblick
Wer KI auch für mandantenbezogene Aufgaben nutzen möchte, braucht einen Anbieter, der sowohl AVV als auch eine § 203-konforme Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet und sicherstellt, dass Mitarbeiter des Anbieters die Daten nicht im Klartext einsehen können.
| Tool | Tarif | Eignung für Mandantendaten |
|---|---|---|
| ChatGPT | Free / Plus | Nicht geeignet Kein AVV, ggf. Training mit Eingaben |
| ChatGPT | Team / Enterprise | Bedingt AVV verfügbar, kein Training – § 203-Vereinbarung separat prüfen |
| Microsoft Copilot | M365 Business/E3/E5 | Geeignet EU Data Boundary, AVV über Microsoft-Kundenvertrag, Daten verlassen nicht den Mandanten |
| Deutsche/EU-Hosting-Lösungen | z. B. meinGPT, Aleph Alpha | Geeignet Datenspeicherung in Deutschland/EU, AVV und Geheimhaltung möglich |
Praktische Grundregel für den Kanzleialltag
Vor jeder KI-Eingabe kurz prüfen
- Ist ein konkreter Mandant erkennbar oder identifizierbar? → Nur in geprüften Business-Tools eingeben
- Hat der Anbieter einen AVV unterzeichnet und schließt Training mit meinen Daten aus?
- Gibt es eine § 203-konforme Geheimhaltungsvereinbarung oder vertraglich ausgeschlossenen Klartextzugriff?
- Werden die Daten in der EU verarbeitet und gespeichert?
Fazit
KI und Kanzlei schließen sich nicht aus – aber der Einsatz braucht die richtige Grundlage. Wer die Standard-Version von ChatGPT für allgemeine Aufgaben ohne Mandantenbezug nutzt, ist auf der sicheren Seite. Sobald Mandantendaten ins Spiel kommen, müssen AVV, Geheimhaltung nach § 203 StGB und EU-Datenspeicherung zusammenpassen. Für Kanzleien, die bereits auf Microsoft 365 setzen, ist Copilot der naheliegendste Weg.
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