Ein Mitarbeiter kündigt – und das M365-Konto bleibt aktiv, weil niemand es auf der Liste hatte. Zugangsdaten sind noch gültig, OneDrive-Daten liegen unangetastet, und eingehende E-Mails häufen sich im Postfach. Das ist kein Ausnahmefall: In vielen Unternehmen fehlt ein strukturierter Offboarding-Prozess für IT-Konten, und die Folgen reichen von Datenverlust bis zu offenem Zugriff ehemaliger Mitarbeiter.
Was auf dem Spiel steht
Ein aktives M365-Konto nach dem Austritt bedeutet konkret: Die Person kann sich weiterhin anmelden – von jedem Gerät, von zuhause, von einem neuen Arbeitgeber aus. Wer Zugriff auf E-Mails, SharePoint-Dokumente oder Teams-Channels hat, hat Zugriff auf Unternehmenskommunikation und oft auch auf Kundendaten.
Die drei häufigsten Fehler beim Offboarding
- Nur das Passwort zurücksetzen: Aktive Sitzungen bleiben bestehen. Wer auf einem Gerät eingeloggt war, bleibt eingeloggt – bis alle Sitzungen explizit widerrufen werden.
- Konto sofort löschen: Damit verschwinden E-Mails, OneDrive-Inhalte und Kalendereinträge unwiederbringlich. Besser: erst deaktivieren, Daten sichern, dann nach einer Aufbewahrungsfrist löschen.
- Weiterleitungen vergessen: Eingehende E-Mails an die alte Adresse erreichen niemanden mehr. Kollegen oder Kunden, die schreiben, erhalten keine Antwort und keine Benachrichtigung.
Der richtige Ablauf
Offboarding-Checkliste für M365
- Alle aktiven Sitzungen widerrufen (Entra Admin Center → Benutzer → Sitzungen widerrufen)
- Konto deaktivieren – nicht sofort löschen
- Lizenz entfernen und einem anderen Benutzer zuweisen (spart Kosten)
- Postfach als freigegebenes Postfach umwandeln, damit ein Kollege eingehende E-Mails sieht
- Automatische Abwesenheitsantwort mit Weiterleitungshinweis einrichten
- OneDrive-Daten an eine Führungskraft oder den Nachfolger übergeben
- Zugriff auf gemeinsame Teams, SharePoint-Seiten und freigegebene Postfächer entziehen
- Konto nach Ablauf der internen Aufbewahrungsfrist (empfohlen: 30–90 Tage) endgültig löschen
Fazit
Offboarding ist kein einmaliger Klick, sondern ein kurzer strukturierter Prozess. Wer eine Checkliste hat und sie konsequent anwendet, verhindert offene Zugänge, vermeidet Datenverlust und spart gleichzeitig unnötige Lizenzkosten. Fünf Minuten Aufwand beim Austritt schützen vor Problemen, die sich noch Monate später zeigen können.
Offboarding-Prozess für Ihr Unternehmen aufsetzen
Wir erstellen eine auf Ihre Umgebung zugeschnittene Offboarding-Checkliste und richten den Prozess so ein, dass er künftig ohne IT-Kenntnisse ausgeführt werden kann.
Unverbindlich anfragen